TITULO I
DE LA DENOMINACIÓN,
CONSTITUCIÓN Y DOMICILIO
ARTICULO 1 .-
El
presente documento reglamenta y complementa lo estipulado en el Estatuto de la SOCIEDAD CULTURAL PERUANO CANADIENSE DE LA RIBERA SUR
DE MONTREAL, denominada en adelante “SOCIEDAD”.
ARTICULO 2 .-
El Estatuto y el presente
Reglamento han sido redactados en español. Las versiones en francés e inglés
son traducciones de los originales en español que son los que se tomarán en
cuenta ante cualquier divergencia o conflicto debido a la traducción.
ARTICULO 3 .-
La SOCIEDAD es un organismo
creado por peruanos viviendo en la Ribera Sur de Montreal, por lo que sus
actividades se desarrollarán principalmente usando el idioma español.
ARTICULO 4 .-
La SOCIEDAD tiene la
siguiente dirección postal:
C.P
92077
Brossard,
QC
J4W
3K8
Canadá
ARTICULO 5 .-
La SOCIEDAD tiene el
teléfono 514-699-PERU (514-699-7378).
ARTICULO 6 .-
La SOCIEDAD está registrada
en la Oficina de Registros de Empresas del Quebec con el Número de Empresa del Quebec (NEQ) 1143425396.
ARTICULO 7 .-
El año fiscal para la SOCIEDAD
comienza el primer día del mes de Abril y termina el último día del mes Marzo
del año
siguiente.
TITULO II
DE LOS OBJETIVOS
ARTICULO 8 .-
Los órganos de la SOCIEDAD
deben trabajar mancomunadamente y hacer todo aquello que complemente o conduzca
a lograr los objetivos definidos en el Estatuto.
ARTICULO 9 .-
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
puede optar por otros objetivos a corto plazo que deberán ser presentados y
aprobados en reunión de ASAMBLEA GENERAL.
TITULO III
DE LOS SOCIOS
ARTICULO 10 .-
Podrán ser SOCIOS ACTIVOS todas aquellas personas que
lo soliciten expresamente y que cumplan los requisitos especificados en el
presente Reglamento, sin discriminación de raza, sexo, religión, partido
político o preferencia sexual.
ARTICULO
11 .-
Los
requisitos para ser SOCIO ACTIVO son:
a) Residir en la provincia del Quebec, Canadá.
b) Tener la mayoría de edad legal en la provincia
del Quebec al momento de la inscripción.
c) Identificarse
con dos documentos oficiales peruanos o canadienses, uno de los cuales debe
tener la foto visible del candidato.
d)
Ser presentado por un SOCIO ACTIVO con una antigüedad
mínima de un año y que de fé de la solvencia moral del candidato.
e) No
pertenecer a otra institución con objetivos
similares a los de la SOCIEDAD.
f) Tener conocimiento y demostrar interés por los
objetivos de la SOCIEDAD.
g) Tener conocimiento de los deberes y
responsabilidades de un SOCIO ACTIVO.
h) Llenar la
solicitud de inscripción, adjuntando una fotografía reciente.
i) Pagar la(s)
cuota(s) establecida(s) por la ASAMBLEA GENERAL.
j) Ser
aprobado por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, que evaluará la solicitud del candidato.
ARTICULO 12 .-
La(s)
cuota(s) de SOCIO correspondiente(s) al año fiscal en curso se paga por
adelantado, al momento de la inscripción para los nuevos SOCIOS y dentro del
primer trimestre del año fiscal para los SOCIOS antiguos.
ARTICULO 13 .-
Cualquier
cuota extraordinaria aprobada en reunión de ASAMBLEA GENERAL debe ser pagada
junto con la próxima cuota de SOCIO en caso de no haberse establecido una fecha
específica.
ARTICULO 14 .-
Un
SOCIO ACTIVO pasa a la condición de SOCIO INSCRITO si no cumple con pagar las
cuotas establecidas por la ASAMBLEA GENERAL.
ARTICULO 15 .-
Un
SOCIO INSCRITO puede convertirse en SOCIO ACTIVO cumpliendo los siguientes
requisitos:
a)
Pagar
las cuotas atrasadas con una retroactividad máxima de dos años y pagar las
multas correspondientes impuestas por el COMITÉ DE DISCIPLINA.
b) Tener
conocimiento del Estatuto y del presente Reglamento de la SOCIEDAD.
ARTICULO
16 .-
Los
SOCIOS tienen la obligación de respetar y seguir las normas del Código de Ética
mencionadas en el Anexo I del presente Reglamento.
ARTICULO 17 .-
Los SOCIOS tienen el compromiso de comunicar al CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN cualquier cambio de domicilio, teléfono, estado
civil y otros a fin de mantener al día el Registro de Socios.
ARTICULO 18 .-
Los SOCIOS con sus cuotas al día así como los SOCIOS
HONORARIOS tienen derecho a descuentos, promociones u otros beneficios
ofrecidos por la SOCIEDAD y las instituciones o personas con las que la
SOCIEDAD haya conseguido un acuerdo.
ARTICULO
19 .-
Un
SOCIO HONORARIO puede convertirse en SOCIO ACTIVO cumpliendo los requisitos
para ser SOCIO ACTIVO con la excepción de ser presentado por otro SOCIO ACTIVO.
ARTICULO 20 .-
Los SOCIOS podrán solicitar en cualquier momento su retiro
voluntario de la SOCIEDAD mediante una comunicación escrita dirigida al CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 21 .-
Los SOCIOS serán retirados de la SOCIEDAD por alguna
de las siguientes causas:
a)
Cuando
el SOCIO impida deliberadamente el cumplimiento de los objetivos de la SOCIEDAD.
b)
Cuando
su conducta vaya contra las normas del Código de
Ética mencionadas en el Anexo I del presente Reglamento.
ARTICULO 22 .-
El retiro voluntario o por medidas disciplinarias de
los SOCIOS no da lugar a la devolución de las
cuotas pagadas a la SOCIEDAD.
TITULO IV
DE LA ORGANIZACIÓN
ARTICULO 23 .-
La ASAMBLEA GENERAL se reúne en forma ordinaria o en
forma extraordinaria por convocatoria del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 24 .-
Las reuniones ordinarias de ASAMBLEA GENERAL se llevan
a cabo dos veces al año, una dentro del primer trimestre y otra dentro del
tercer trimestre del año calendario.
ARTICULO 25 .-
Las reuniones extraordinarias de ASAMBLEA GENERAL se
llevan a cabo en cualquier momento a solicitud del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN,
del CONSEJO DE VIGILANCIA o de por lo menos el diez por ciento (10 %) de los
SOCIOS ACTIVOS.
ARTICULO 26 .-
Si la reunión de
ASAMBLEA GENERAL es a solicitud del CONSEJO DE VIGILANCIA o de los SOCIOS, la
fecha de la reunión no puede
exceder de dos meses a partir de la fecha de solicitud.
ARTICULO 27 .-
Las reuniones de ASAMBLEA
GENERAL extraordinaria solicitadas por los SOCIOS ACTIVOS tendrán validez
solamente si al menos el setenta y cinco por ciento (75%) de los SOCIOS
solicitantes están presentes o representados en la misma.
ARTICULO 28 .-
Un SOCIO ACTIVO puede ser
representado en una reunión de ASAMBLEA GENERAL por otro SOCIO ACTIVO mediante
una solicitud legalizada del representado y dirigida al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, donde debe indicar su nombre, nombre del
representante, y la fecha de la reunión. La legalización de la firma debe
hacerse ante una persona autorizada por el Ministerio de Justicia del Quebec (commissaire
à l’assermentation).
ARTICULO 29 .-
Un SOCIO ACTIVO puede
representar como máximo a un solo SOCIO ACTIVO, pudiendo expresar su propia
opinión y la de su representado.
ARTICULO 30 .-
La convocatoria a las
reuniones de la ASAMBLEA GENERAL la efectúa el Presidente del CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN por intermedio del
Secretario, sea por correo postal, por correo electrónico o por cualquier otro
medio de comunicación, con una antelación de treinta días para las reuniones
ordinarias y de siete días para las reuniones extraordinarias. La convocatoria
deberá incluir: la fecha, hora y lugar de la reunión, la Agenda propuesta, un
resumen del Reglamento correspondiente a las reuniones de ASAMBLEA GENERAL y el
quórum requerido expresado en número de socios.
ARTICULO 31 .-
El quórum necesario para
la validez de la reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria o extraordinaria es de treinta por ciento (30%) del número total de
los SOCIOS ACTIVOS al inicio de la reunión.
ARTICULO 32 .-
Todos los SOCIOS ACTIVOS
presentes o representados al inicio de la reunión de ASAMBLEA GENERAL serán
considerados para el cálculo del quórum, incluyendo los miembros del CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 33 .-
Serán excluidos del número
total de SOCIOS ACTIVOS para el cálculo del quórum, todos aquellos que hayan
informado por escrito al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, con una anterioridad de al menos 48 horas, que no
podrán estar presentes en la reunión de ASAMBLEA GENERAL.
ARTICULO 34 .-
En caso de no llegar al quórum requerido, el comienzo de la reunión será postergado por treinta minutos con respecto a
la hora mencionada en la convocatoria, fijándose como nuevo quórum el equivalente al veinte por ciento (20%) del número total de SOCIOS ACTIVOS. Si pasado este lapso no
se llegara al nuevo quórum requerido, la
reunión de ASAMBLEA GENERAL será anulada y reprogramada con nueva convocatoria por el
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 35 .-
Es reponsabilidad del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN,
implementar los medios necesarios para identificar los votos válidos (SOCIOS ACTIVOS) en una reunión de ASAMBLEA GENERAL.
ARTICULO 36 .-
Los integrantes del CONSEJO DE VIGILANCIA deben haber sido
miembros de algún CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN de la SOCIEDAD.
ARTICULO 37 .-
La vacancia de un cargo en el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN,
CONSEJO DE VIGILANCIA y/o COMITÉ DE DISCIPLINA, se produce por muerte,
enfermedad, por renuncia escrita o por separación del cargo.
ARTICULO 38 .-
Producida la vacancia en la Presidencia del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA o COMITÉ DE DISCIPLINA, el Vicepresidente
del órgano donde se produjo la vacancia asumirá automáticamente
la Presidencia por el resto del período.
ARTICULO 39 .-
Producida la vacancia de la Vicepresidencia,
Secretaría o Tesorería del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA o
COMITÉ DE DISCIPLINA, uno de los vocales del órgano donde se produjo la vacancia será nombrado al cargo vacante en sesión interna por el resto del período.
ARTICULO 40 .-
Solamente las vacancias producidas por los VOCALES del
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN pueden ser cubiertas por otros SOCIOS ACTIVOS invitados
por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 41 .-
Todo cambio en los cargos del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA o COMITÉ DE DISCIPLINA debe
necesariamente constar en las Actas correspondientes.
ARTICULO 42 .-
Producida la renuncia del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN en
pleno, el CONSEJO DE VIGILANCIA asumirá internamente la administración de la
SOCIEDAD, debiendo convocar a una reunión extraordinaria de ASAMBLEA GENERAL en
un plazo no mayor de quince (15) días con el fin de cubrir los puestos vacantes
según las siguientes alternativas:
a)
Continuidad
del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN interino y la elección de un nuevo CONSEJO DE VIGILANCIA.
b)
Elecciones
Extraordinarias para elegir un nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 43 .-
Los vínculos conyugales o familiares son permitidos al
interior de un mismo órgano de la SOCIEDAD. Así mismo se establece un máximo de
dos integrantes de la misma familia al interior de los órganos siguientes:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA, COMITÉ DE DISCIPLINA y COMITÉ
ELECTORAL.
ARTICULO 44 .-
No pueden existir vínculos conyugales ni familiares
hasta el tercer grado de consanguinidad y tercer grado de afinidad (véase el Anexo
VI), entre los integrantes de los CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE
VIGILANCIA y/o COMITÉ DE DISCIPLINA.
ARTICULO 45 .-
Los miembros del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN deberán
abstenerse de votar en las reuniones de ASAMBLEA GENERAL cuando se trate de la
aprobación de propuestas presentadas por este órgano.
ARTICULO 46 .-
Los acuerdos de la ASAMBLEA GENERAL son aprobados con
la mitad mas uno de los votos de los miembros presentes o representados,
excepto en los casos contemplados en el Título VIII – De la duración, Disolución y
Liquidación – del Estatuto,
debiéndose registrar en actas el acuerdo así como el porcentaje obtenido en la
votación.
ARTICULO 47 .-
Solamente en caso de igualdad de votos, el Presidente
del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tendrá el voto dirimente
ARTICULO 48 .-
Toda violación al Código de Ética (Anexo I) es
considerado como falta grave y da lugar a una investigación que según sea el
caso, puede concluir en sanciones disciplinarias, en la expulsión y/o en
procesos judiciales contra el SOCIO involucrado
ARTICULO 49 .-
Los miembros del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA,
COMITÉ DE DISCIPLINA, COMITÉ ELECTORAL y de los COMITÉS DE APOYO son
responsables solidarios en los acuerdos que tomen durante su gestión. El voto
disidente no exime de dicha responsabilidad a menos que conste en el acta de la
reunión.
ARTICULO 50 .-
Los miembros del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA,
COMITÉ DE DISCIPLINA, COMITÉ ELECTORAL y de los COMITÉS DE APOYO que sean
culpables de robo, fraude, falsificación de documentos, o de hacer falsas
declaraciones sobre la situación de la SOCIEDAD, serán retirados de la
institución y puestos a disposición de la Ley.
ARTICULO 51 .-
Un Director de Debate será nombrado obligatoriamente
antes de dar inicio a la reunión de ASAMBLEA GENERAL. De haber varios
candidatos, la ASAMBLEA GENERAL votará para elegir el Director por mayoría
simple.
ARTICULO
52 .-
Los
requisitos para ser Director de Debate son:
a) Ser SOCIO ACTIVO de la SOCIEDAD.
b) Haber asistido anteriormente a por lo menos una
reunión de ASAMBLEA GENERAL.
c) No ser
miembro del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ni del CONSEJO DE VIGILANCIA.
TITULO V
DE LAS FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
ARTICULO
53 .-
Las
funciones del Director de Debate son:
a) Ser responsable del debate en la reunión en la cual fué elegido.
b) Acordar el uso de la palabra a los SOCIOS
respetando el orden en que éstos lo soliciten.
c) Otorgar
la oportunidad de expresarse a todos los SOCIOS.
d) Fijar un
tiempo máximo para formular preguntas así como para dar las respuestas.
e) Exigir a
los oradores que no se desvíen del tema de debate.
f) Imponer
el orden en la reunión llamando la atención al SOCIO que persista en una
actitud que impide el desarrollo de la Asamblea o que entorpece el uso de la
palabra en el tema a discutir.
g) Ordenar
el retiro de las frases injuriosas, difamatorias u ofensivas a pedido de los
SOCIOS presentes que se consideren afectados.
h) El
Director de Debate exigirá el retiro de la reunión de ASAMBLEA GENERAL al SOCIO
que no cambia de actitud a pesar de la exhortación inicial de mantener el orden
o que se niega a retirar las frases que afectan a otros SOCIOS, poniéndose de
conocimiento de este hecho al COMITÉ DE DISCIPLINA y dejándose constancia de
todo esto en el acta correspondiente a la reunión.
i) Coordinar
con el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN para que todos los acuerdos aprobados en
ASAMBLEA GENERAL estén incluídos en el Acta.
ARTICULO 54 .-
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe seguir el
procedimiento mencionado en el Anexo II del presente Reglamento para la
admisión de un nuevo SOCIO.
ARTICULO 55 .-
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN y la ASAMBLEA GENERAL deben seguir el procedimiento
mencionado en el Anexo III del presente Reglamento para nombrar un SOCIO HONORARIO.
ARTICULO 56 .-
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe mantener al día el Registro
de Socios y presenta en la primera reunión ordinaria de ASAMBLEA GENERAL, un
informe estadístico de SOCIOS correspondiente al año fiscal que culmina: nuevos
socios, retiros voluntarios, retiros de socios, el total de SOCIOS ACTIVOS Y
HONORARIOS.
ARTICULO 57 .-
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe mantener al día la
información sobre la SOCIEDAD en el Registro de Empresas de Quebec.
ARTICULO 58 .-
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe contactar organismos
gubernamentales, empresas o personas para obtener subvenciones o auspicios para
las actividades de la SOCIEDAD.
ARTICULO 59 .-
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe dar charlas por lo
menos una vez al año sobre las funciones y responsabilidades de los miembros
del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA y COMITÉ DE DISCIPLINA.
ARTICULO 60 .-
El PRESIDENTE del CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:
a)
Representar a la SOCIEDAD
con el acuerdo del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN en pleno.
b)
Ser responsable de las
comunicaciones emitidas a nombre de la SOCIEDAD.
c)
Preparar, en coordinación con
todos los integrantes del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, la Agenda de las sesiones de dicho órgano y la Agenda de las reuniones de ASAMBLEA
GENERAL.
d)
Firmar conjuntamente con el SECRETARIO la
correspondencia en nombre de la SOCIEDAD.
e)
Firmar conjuntamente con el TESORERO los cheques
emitidos.
f)
Firmar conjuntamente con el SECRETARIO las actas correspondientes a cada sesión del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
g)
Firmar conjuntamente con el
SECRETARIO y con un miembro del CONSEJO DE VIGILANCIA, las actas correspondientes a cada reunión de ASAMBLEA GENERAL.
ARTICULO 61 .-
El VICEPRESIDENTE del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:
a)
Reemplazar al PRESIDENTE
en su ausencia, con las mismas atribuciones y responsabilidades.
b)
Presidir uno o más COMITÉS DE APOYO creados por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 62 .-
El TESORERO del CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:
a)
Administrar los fondos de
la SOCIEDAD.
b)
Emitir cheques y firmarlos
conjuntamente con el PRESIDENTE.
c)
Controlar y mantener un
Registro de Ingresos y Egresos de dinero.
d)
Asegurarse que cada movimiento de dinero, en efectivo o en cheque,
esté debidamente respaldado por el documento pertinente.
e)
Presentar un informe económico del resultado de toda actividad institucional al
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO DE VIGILANCIA, y al SOCIO ACTIVO que lo
solicite, dentro de las cuatro semanas después del evento y obligatoriamente a
todos los socios en la siguiente reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria.
f)
Presentar en la primera reunión de
ASAMBLEA GENERAL ordinaria del año calendario los Estados Financieros de la
SOCIEDAD a la fecha y/o proyectados al 31 de Marzo: Estado de Ingresos y
Egresos, Balance General asi como el Presupuesto del nuevo año fiscal.
g)
Presentar en la primera reunión de
ASAMBLEA GENERAL ordinaria del año calendario, el monto recaudado por el
concepto de cuotas y multas en el año fiscal que culmina.
h)
Ser responsable del inventario físico de todos los
bienes de la SOCIEDAD.
ARTICULO 63 .-
El SECRETARIO del CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:
a)
Redactar las actas
correspondientes a cada sesión del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN.
b)
Redactar las actas
correspondientes a cada reunión de ASAMBLEA GENERAL.
c)
Ser responsable de la
conservación de documentos,
correspondencia, libros, Registros y archivos de la SOCIEDAD.
d)
Firmar conjuntamente
con el PRESIDENTE la correspondencia en nombre de la SOCIEDAD.
e)
Firmar conjuntamente con el PRESIDENTE las actas correspondientes a cada sesión del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
f)
Firmar conjuntamente con el PRESIDENTE del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN y un
miembro del CONSEJO DE VIGILANCIA las actas correspondientes a cada reunión de ASAMBLEA GENERAL.
g)
Mantener el Registro de Socios al dia.
ARTICULO 64 .-
El VOCAL del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN tiene como principales funciones:
a)
Presidir uno o más COMITÉS DE APOYO creados por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
b)
Asumir las funciones y responsabilidades asignadas por
el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 65 .-
El CONSEJO DE VIGILANCIA
tiene como principales funciones:
a)
Fiscalizar los ingresos y los egresos de la SOCIEDAD
de manera permanente, velando que toda transacción esté correctamente
sustentada con documentos válidos.
b)
Firmar conjuntamente con el PRESIDENTE y
SECRETARIO del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN las actas correspondientes a cada reunión de ASAMBLEA GENERAL.
c)
Verificar que todos los acuerdos de ASAMBLEA GENERAL
sean cumplidos por el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
d)
Verificar que el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ejecute su plan de trabajo presentado durante las
elecciones y/o aprobado por ASAMBLEA GENERAL.
e)
Notificar al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN por escrito cualquier irregularidad o
indicio de irregularidad encontrado así como las recomendaciones del caso.
f)
Hacer un seguimiento a la
solución de las irregularidades
y a la adopción de las recomendaciones
presentadas al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
g)
Solicitar y exigir al CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN una reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria si la irregularidad encontrada es
grave o si las recomendaciones para resolver una irregularidad no son tomadas
en cuenta.
h)
Informar anualmente a la ASAMBLEA GENERAL el
resultado de su gestión.
ARTICULO 66 .-
El COMITÉ DE DISCIPLINA
tiene como principales funciones:
a)
Establecer la multa correspondiente a la
regularización de un SOCIO INSCRITO.
b)
Verificar regularmente en los meses de Enero, Mayo y
Setiembre (con plazo máximo hasta el último dia laborable de esos meses) el
Registro de Socios; notificando por escrito aquellos que no están al
día en sus cuotas u obligaciones económicas. La
notificación debe mencionar el nombre del SOCIO, su calidad de
SOCIO INSCRITO debido al incumplimiento, el monto de la cuota y de la multa –si
fuera el caso- para regularizar la situación.
c)
Intercambiar con el CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN el nombre de los
SOCIOS cuyas notificaciones no llegaron a su destino debido a dirección postal o correo electrónico incorrectos.
d)
Intercambiar con el CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN el nombre de los SOCIOS
que respondieron positivamente o negativamente a la notificación.
e)
Tratar los procesos disciplinarios para los SOCIOS
que incumplen el Código de Ética (Anexo I) siguiendo el
procedimiento especificado en el Anexo VII.
f)
Emitir las sanciones a los SOCIOS luego del proceso
disciplinario: Advertencia, multa, suspensión y/o expulsión.
g)
Solicitar y exigir al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN la separación de un SOCIO si éste no corrige su
manera de actuar luego de una advertencia emitida.
h)
Informar anualmente a la ASAMBLEA GENERAL el
resultado de su misión.
TITULO VI
DE LAS ELECCIONES
ARTICULO 67 .-
Existen dos tipos de elecciones: ordinarias y
extraordinarias. Las ordinarias son convocadas por el COMITÉ ELECTORAL y las
extraordinarias se llevan a cabo solamente si se da uno de los siguientes casos:
a)
No existen listas inscritas en la fecha prevista de
cierre de inscripción para las
elecciones ordinarias.
b)
Todas las listas han renunciado antes de la fecha
prevista de las elecciones ordinarias.
c)
Renuncia en pleno del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. En este caso el CONSEJO DE VIGILANCIA deberá convocar una Asamblea general extraordinaria
para decidir el llamado a elecciones extraordinarias.
ARTICULO 68 .-
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN sorteará entre los asistentes y registrará en actas los
nombres de los SOCIOS ACTIVOS para ser miembros del COMITÉ ELECTORAL (tres titulares
y tres suplentes) en la última reunión de ASAMBLEA GENERAL ordinaria de su
período de gestión.
ARTICULO 69 .-
No podrán formar parte del COMITÉ ELECTORAL los cónyuges y familiares hasta el segundo grado de consanguinidad
y segundo grado de afinidad (ver Anexo VI) de alguno de los candidatos al CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN. De producirse
este hecho, el SOCIO que integra el COMITÉ ELECTORAL deberá renunciar a su
cargo y su puesto será cubierto por uno de los suplentes.
ARTICULO 70 .-
De ser sorteado un SOCIO que tiene la intención de ser
candidato al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN éste
será automáticamente anulado, efectuándose el correspondiente registro en el Libro
de Actas.
ARTICULO 71 .-
El mandato de los miembros del COMITE ELECTORAL culminará
con la proclamación y juramentación del nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, sea por elección ordinaria o extraordinaria.
ARTICULO 72 .-
El Padrón Electoral será la lista de SOCIOS INSCRITOS y
ACTIVOS al momento de la convocatoria a elecciones ordinarias o al momento de la convocatoria a la reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria debido a la
renuncia en pleno del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 73 .-
El derecho a votar es
para los SOCIOS ACTIVOS al momento de las elecciones.
ARTICULO 74 .-
El derecho de voto es
personal e intransferible.
ARTICULO 75 .-
Podrán ser candidatos al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN todos los
SOCIOS ACTIVOS que están inscritos en la
SOCIEDAD con una antigüedad no menor de 12 meses al momento de la convocatoria
a elecciones ordinarias o de la
convocatoria a la reunión de ASAMBLEA GENERAL
extraordinaria debido a la renuncia en pleno del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 76 .-
El Padrón Electoral estará cerrado durante el proceso electoral. Es decir, no
hay inscripciones de nuevos SOCIOS una vez convocada las elecciones y el Padrón
solo puede ser abierto después de la proclamación del nuevo CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 77 .-
Las regularizaciones de cuotas de los SOCIOS INSCRITOS
son permitidas durante el proceso electoral en curso. El pago de las cuotas
atrasadas le dá el derecho de voto y le
habilita para ser candidato al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ARTICULO 78 .-
Durante el proceso
electoral, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN actual y las listas de candidatos deben
nombrar cada uno un portavoz quienes serán los únicos autorizados a comunicarse
con el COMITÉ ELECTORAL. Del mismo modo el COMITÉ ELECTORAL sólo puede
comunicarse con el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN actual y las listas de candidatos
a través de los portavoces respectivos.
ARTICULO 79 .-
Durante el proceso
electoral todo comunicado dirigido a los SOCIOS debe ser autorizado y
canalizado por el COMITÉ ELECTORAL.
ARTICULO 80 .-
La elección es por mayoría simple de los votos
válidos, es decir aquellos que optan por alguna de las listas o personas en
competencia. No son válidos los votos en blanco o viciados.
ARTICULO 81 .-
Para postular al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, deben constituirse equipos o listas de mínimo seis candidatos definiendo de antemano los cargos
que ocuparían si fueran
elegidos.
ARTICULO 82 .-
Pueden formar parte de una misma lista, un máximo de
dos personas con vinculos conyugales o familiares.
ARTICULO 83 .-
El orden de la inscripción de las listas determinará
automáticamente el número asignado a la lista en el proceso electoral.
ARTICULO 84 .-
Las listas postulantes al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN deben obligatoriamente presentar su plan de trabajo
al momento de inscribirse.
ARTICULO 85 .-
La renuncia de un candidato al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe hacerse ante el COMITÉ ELECTORAL en forma
personal y por escrito.
ARTICULO 86 .-
La renuncia en pleno de una lista sucede cuando todos
sus miembros renuncian individualmente como lo estipula el artículo precedente.
ARTICULO 87 .-
La convocatoria a elecciones ordinarias la efectúa el
COMITÉ ELECTORAL sea por correo postal,
por correo electrónico o por cualquier otro medio de comunicación, con una
anticipación de treinta días.
ARTICULO 88 .-
En la convocatoria a Elecciones
Ordinarias debe estipularse por lo menos lo siguiente:
a)
Fecha de emisión de la convocatoria.
b)
Fecha límite para presentar candidaturas.
c)
Fecha, lugar y horario de elecciones.
ARTICULO 89 .-
En caso de no llevarse a cabo las elecciones por no
haberse inscrito ninguna lista o por renuncia de todas las listas antes de la
fecha de elecciones, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN actual convocará a una reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria que se llevará a
cabo antes del término de su gestión para
elegir el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN entre los SOCIOS ACTIVOS asistentes siguiendo el siguiente
procedimiento:
a)
Es potestad de la ASAMBLEA GENERAL aceptar o no la
candidatura de aquellos que renunciaron o fueron tachados de las listas después
de convocada las elecciones ordinarias.
b)
Formar listas entre los SOCIOS ACTIVOS presentes con
un mínimo de cuatro candidatos: Presidente, Vicepresidente, Tesorero y
Secretario.
c)
Si no se formara ninguna lista, proponer candidatos
individuales entre los SOCIOS ACTIVOS presentes hasta
obtener por lo menos cuatro.
d)
El COMITÉ ELECTORAL verificará que los candidatos
cumplen con los requisitos solicitados en el momento de la convocatoria a
elecciones ordinarias.
e)
Los asistentes a la reunión
deben votar por las listas o personas según sea el caso.
f)
El COMITÉ ELECTORAL proclamará la lista ganadora si
hubo votación
por listas o proclamará el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN integrado por el momento por los cuatro candidatos
individuales con mayor votación:
Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario.
g)
Si el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene menos de seis miembros, debe completar su
equipo con los vocales que faltan dentro de las dos semanas siguientes.
ARTICULO 90 .-
En caso de la renuncia en pleno del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, y si la reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria convocada por el
CONSEJO DE VIGILANCIA actual decide ir a elecciones de un nuevo CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN, se debe seguir
el siguiente procedimiento:
a)
Elegir un COMITÉ ELECTORAL entre los asistentes.
b)
No pueden ser candidatos en el presente Proceso
Electoral, los ex-miembros del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN que renunciaron en pleno originando la
convocatoria a esta reunión de ASAMBLEA GENERAL extraordinaria.
c)
Formar listas entre los SOCIOS ACTIVOS presentes con
un mínimo de cuatro candidatos: Presidente, Vicepresidente, Tesorero y
Secretario.
d)
Si no se formara ninguna lista, proponer candidatos
individuales entre los SOCIOS ACTIVOS presentes hasta
obtener por lo menos cuatro.
e)
El COMITÉ ELECTORAL verificará que los candidatos
cumplen con los requisitos solicitados en el momento de la convocatoria a esta reunión de ASAMBLEA GENERAL
extraordinaria.
f)
Los asistentes deben votar por las listas o personas
según sea el caso.
g)
El COMITÉ ELECTORAL proclamará la lista ganadora si
hubo votación
por listas o proclamará el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN integrado por el momento por los cuatro candidatos
individuales con mayor votación:
Presidente, Vicepresidente, Tesorero y Secretario.
h)
Si el nuevo CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN tiene menos de seis miembros, debe completar su
equipo con los vocales que faltan dentro de las dos semanas siguientes.
ARTICULO 91 .-
Cualquier falta a este Reglamento se convierte en una
advertencia del COMITÉ ELECTORAL hacia la lista o persona implicada y en caso
de repetición puede conllevar a la tacha de la lista o candidato al proceso
electoral.
ARTICULO 92 .-
La tacha de un candidato al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN puede ser hecho por el COMITÉ ELECTORAL o por los
miembros de su propia lista. En este último caso se requiere que todos los
otros miembros de su lista envíen un comunicado al COMITÉ ELECTORAL exponiendo
las razones de la tacha.
ARTICULO 93 .-
El
COMITÉ ELECTORAL es independiente y autónomo en sus decisiones y resolverá cualquier asunto referido a las elecciones que
no esté previsto o estipulado ni en este Reglamento ni en el Estatuto.
TITULO VII
DEL
PATRIMONIO
ARTICULO 94 .-
Cualquier utilización o divulgación del Patrimonio de la SOCIEDAD debe ser previamente
aprobado en una reunión de ASAMBLEA
GENERAL.
TITULO VIII
DE LA DURACIÓN, DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN
ARTICULO 95 .-
Una vez aprobada la
disolución, ésta debe anunciarse con un mínimo de treinta dias de anticipación a
través de un medio de comunicación masivo.
ARTICULO 96 .-
Decidida la disolución de
la SOCIEDAD, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN debe iniciar los trámites para anular
la personería jurídica de acuerdo a ley.
ARTICULO 97 .-
La primera acción antes
de decidir el destino del PATRIMONIO como consecuencia de una disolución será
de pagar todas las deudas pendientes.
TITULO IX
DE LA MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO
ARTICULO 98 .-
Se modificará el Reglamento
de la SOCIEDAD, cuando lo acuerden los SOCIOS en una reunión de ASAMBLEA
GENERAL.
ARTICULO 99 .-
Una vez decidida la modificación
del Reglamento, la ASAMBLEA GENERAL designará un Comité de Revisión que presentará
un Proyecto de Modificación.
ARTICULO 100 .-
El Proyecto de Modificación
es presentado, discutido y aprobado en una o más reuniones ordinarias y/o extraordinarias de
ASAMBLEA GENERAL.
TITULO X
DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS
ARTICULO 101 .-
En todo aquello no
previsto por el presente Reglamento, se aplicarán las disposiciones contenidas en
el Estatuto, en las leyes de las Corporaciones y Asociaciones sin fines de
lucro, de las Instituciones Financieras así como las disposiciones pertinentes
del Código Civil.
ARTICULO 102 .-
De manera extraordinaria
y debido a la obsolescencia del Estatuto y su Reglamento vigentes desde el 23
de Agosto de 1991, la ASAMBLEA GENERAL ordinaria del 17 de Enero del 2009
acordó modificar ambos textos a partir de los proyectos correspondientes
redactados por un comité ad-hoc. Los textos de ambos proyectos han sido
presentados, discutidos y aprobados en tres reuniones de ASAMBLEA GENERAL
extraordinaria.
ARTICULO 103 .-
El presente Reglamento, primera revisión del original vigente
desde el 23 de Agosto de 1991, remplaza este último a partir del 23 de Enero del
2010, luego de su aprobación mediante las reuniones extraordinarias de ASAMBLEA
GENERAL llevadas a cabo el 25 de Setiembre del 2009, 30 de Octubre del 2009 y
23 de Enero del 2010.
ARTICULO 104 .-
La reglamentación de los procesos disciplinarios a los
SOCIOS (Anexo VII) será la primera tarea del
primer COMITÉ DE DISCIPLINA elegido después del 23 de Enero del 2010.
TITULO XI
ANEXOS
ANEXO I - CÓDIGO DE ÉTICA
Los SOCIOS
de la SOCIEDAD deben respetar y conformarse a las normas del siguiente Código de Ética:
a) Conducirse en todo momento con honestidad,
lealtad, diligencia e integridad.
b)
Tratar
con respeto, dignidad, honestidad, igualdad y cortesía a las personas: SOCIOS,
simpatizantes, proveedores y todos aquellos con quien la SOCIEDAD interactúa.
c) Evitar actuar de manera discriminatoria,
acosadora o violenta ante cualquier persona.
d)
Evitar
de ponerse a sí mismo o a la SOCIEDAD en una situación de conflicto de interés real o en una situación percibida como tal. Y si se da el caso, informar esta situación al órgano
correspondiente y hacerla registrar en el acta de la reunión. Y además, abstenerse de
participar en la deliberación y voto sobre el tema materia del conflicto.
e) Obedecer las leyes vigentes en el lugar donde
la SOCIEDAD ejerza sus actividades.
f) Conformarse a los Estatutos y Reglamentos, así
como a las políticas y métodos de la SOCIEDAD.
g) Vigilar para que todas las transacciones, todas
las comunicaciones y toda la información sean exactas, al día, seguras y
confidenciales.
h) Colaborar en toda investigación llevada a cabo por la violación del presente Código de ética.
i) Limitar sus acciones a las atribuciones del
cargo que le ha sido encomendado por la ASAMBLEA GENERAL o el CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN.
j) Informarse
adecuada y suficientemente antes de actuar.
k) No
cometer actos imprudentes o negligentes.
l) No
cometer abusos de poder en beneficio propio o de terceros.
m)
No cometer actos contra los principios sociales o que dañen gravemente la
imagen de la SOCIEDAD.
n)
No utilizar ni divulgar información a la cual tenga acceso como resultado de sus
funciones en la SOCIEDAD sin contar con la autorización escrita del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
ANEXO II - ADMISIÓN DE SOCIOS
a)
Tratar
la solicitud de inscripción del nuevo SOCIO en sesión del CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN.
b)
Una vez aceptada la inscripción, se procederá a
registrar el nuevo SOCIO en el Registro de Socios de la SOCIEDAD y a entregarle
su carnet respectivo.
ANEXO III - NOMINACIÓN DE SOCIOS HONORARIOS
a)
El
candidato debe reunir al menos uno de los criterios mencionados en el Estatuto
y ser propuesto al CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
por un SOCIO INSCRITO o SOCIO ACTIVO.
b)
El CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN evaluará la proposición del candidato a SOCIO HONORARIO.
c)
De no ser aceptada la proposición, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN expondrá las razones de esta decisión al SOCIO
solicitante.
d)
De ser aceptada la proposición, el CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN prepara la
documentación necesaria para ser presentada en la próxima reunión de ASAMBLEA
GENERAL ordinaria.
e)
Si la nominación del SOCIO HONORARIO es aprobada en
ASAMBLEA, el Secretario del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN procederá a registrar el nuevo SOCIO HONORARIO en el Registro de Socios.
f)
La proclamación del nuevo SOCIO HONORARIO se realizará
en la próxima reunión pública de la SOCIEDAD y será difundida en la página WEB
de la SOCIEDAD.
ANEXO IV - COMO EJERCER SU DERECHO DE VOTO
a)
Durante las horas previstas para la votación habrán dos mesas: la mesa número
1 para las regularizaciones de cuotas y la mesa número 2
para la votación en si.
b)
La mesa número 1 estará a
cargo del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN actual y la mesa número
2 a cargo del COMITÉ ELECTORAL.
c)
El SOCIO INSCRITO que desee ejercer su voto, debe
primero pasar por la mesa número 1 donde regularizará el pago de sus cuotas para
obtener su carnet de SOCIO y/o recibo de pago.
d)
El SOCIO ACTIVO debe acercarse a la mesa número 2
y presentar un documento de identidad con foto (permiso de conducir, carte
soleil u otro). Ademas si acaba de regularizar el pago de sus cuotas, debe
obligatoriamente presentar su recibo de pago entregado por la mesa número
1.
e)
Una vez verificada la identidad del SOCIO y que está
al dia, deberá firmar el padrón electoral y recibir la boleta de votación con
un lapicero para ejercer su voto marcando la lista de su predilección. Luego entregará su boleta al COMITÉ ELECTORAL
quien en su presencia depositará su voto en el ánfora.
f)
Terminada las horas previstas para la votación, el COMITÉ ELECTORAL cierra el ánfora
y procede al conteo de votos.
g)
El COMITÉ ELECTORAL proclama como ganadora a la
lista con mayoría de votos y firma el acta electoral correspondiente.
ANEXO V- MODELO DE AGENDA PARA UNA
CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL
1.
Comienzo de la reunión.
2.
Verificación del quórum.
3.
Elección de un Director de Debate.
4.
Lectura de la Agenda y aprobación de la Orden
del Día.
5.
Lectura y Aprobación del Acta de la reunión anterior.
6.
Palabras del Presidente.
7.
Plan de Trabajo del período siguiente.
8.
Informe de los Estados Financieros:
§ Presentación.
§ Preguntas.
9.
Informe de las Actividades del período anterior:
§ Presentación.
§ Preguntas.
10.
Elección del Consejo de Vigilancia.
11.
Elección del Comité de Disciplina.
12.
Sorteo del Comité Electoral.
13.
Varios.
14.
Fin de la reunión.
ANEXO VI - PARENTESCO – Grados de Consanguinidad y de
Afinidad
El parentesco es el vínculo que liga una
persona con otra. Puede ser parentesco de consanguineidad -o consanguinidad-
que sería la relación
de sangre entre dos personas o puede ser parentesco de afinidad –o político-
que sería el que liga a un esposo con los parientes de sangre del otro.
Los parientes por consanguinidad tienen al
menos un ascendiente común. La proximidad en el parentesco de consanguinidad se
establece por el número de generaciones que separan a los dos parientes, y se
mide en grados, correspondiendo cada grado a la separación entre una persona y sus
padres o hijos. Por ejemplo, una persona cualquiera está en segundo grado de
parentesco con su hermano, pues primero se cuenta un grado de él hacia el padre
y luego un grado del padre al hermano. Igualmente, la relación abuelo-nieto es de
segundo grado ya que contamos un grado del abuelo al padre y otro del padre al
hijo (nieto del primero).
La afinidad es el vínculo que se establece
entre un cónyuge
y los parientes consanguíneos del otro, o tambien, entre una persona y los cónyuges de sus parientes
consanguíneos. El grado de afinidad en este caso se determina según el grado de
consanguinidad del cónyuge.
Ver ejemplos de parentesco en los recuadros
siguientes:
ANEXO VII - PROCESOS DISCIPLINARIOS A LOS
SOCIOS
En cualquier
caso, los procesos disciplinarios deberán ser tratados por el COMITÉ DE
DISCIPLINA. Uno de sus miembros actuará como instructor, garantizando la audiencia
al interesado.
COMITÉ
REVISOR DEL ESTATUTO Y SU REGLAMENTO
Sr. Ricardo Vela (Moderador/Revisor)
________________________________
Sra. Pilar Cornejo (Revisora) ________________________________
Sr. Eduardo Arrieta (Revisor) ________________________________
Sra. María Luisa Torres
Piaggio (Revisora) ________________________________
CONSEJO
DE ADMINITRACION 2009-2010
Sra. Beatriz Pinedo (Presidenta) ________________________________
Sra. María Luisa Torres
Piaggio (Vice-presidenta) ________________________________
Sr. José Lora-Diaz (Tesorero)
________________________________
Srta. Elena Flores (Secretaria) ________________________________
Sr. Eduardo Arrieta (Vocal) ________________________________
Brosssard, 23 de Enero del 2010